Bạn mới tuyển dụng nhân sự mới và cần thêm họ vào hệ thống? Hay vân tay của nhân viên cũ bị mờ, trầy xước và cần phải đăng ký lại? Việc đăng ký dấu vân tay mới trên máy chấm công tưởng chừng như đơn giản nhưng nếu không làm đúng cách, máy sẽ rất khó nhận diện dữ liệu, dẫn đến tình trạng "lỗi chấm công" gây phiền toái cho cả nhân sự lẫn kế toán.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách đăng ký dấu vân tay mới trên các dòng
máy chấm công phổ biến hiện nay (Ronald Jack, Wise Eye, Mitaco...) chỉ trong 3
phút!
1. Các bước chuẩn bị trước khi đăng ký vân tay
Để quá trình đăng ký diễn ra mượt mà và máy nhận diện nhạy
nhất, hãy lưu ý hai điều cơ bản sau:
·
Vệ
sinh bề mặt: Lau sạch mắt đọc
vân tay của máy bằng khăn mềm, khô. Đảm bảo ngón tay của người đăng ký sạch sẽ,
không bị ướt, dính dầu mỡ hoặc bụi bẩn.
·
Chọn
ngón tay phù hợp: Nên ưu tiên
đăng ký ngón trỏ hoặc ngón giữa của cả hai bàn tay. Đây là những ngón có hoa
tay rõ nét và dễ dàng thao tác đặt lên máy nhất.
2. Hướng dẫn chi tiết cách đăng ký dấu vân tay mới
Lưu ý: Giao diện giữa các dòng máy có thể hơi khác nhau về
biểu tượng, nhưng về mặt thuật ngữ và các bước thực hiện đều tương đồng.
Bước 1: Truy cập vào Menu quản trị
Ấn và giữ phím M/OK trên bàn phím máy chấm công khoảng 3 – 5 giây để kích
hoạt màn hình Menu.
Trường hợp máy đã có khóa Quản trị viên (Admin): Máy sẽ hiện hình ổ khóa. Lúc này, người quản lý phải đặt
vân tay Admin hoặc nhập mật mã Admin vào thì mới truy cập được vào Menu.
Bước 2: Chọn mục Quản lý người dùng
Tại màn hình Menu chính, dùng các phím mũi tên di chuyển đến mục Người sử dụng
(User) hoặc Quản lý người dùng (Users Management).
Nhấn M/OK.
Bước 3: Thêm nhân viên mới và Đăng ký vân tay
Tại đây, bạn sẽ có 2 trường hợp:
-
Trường
hợp 1: Đăng ký cho nhân viên mới hoàn toàn
o
Chọn
Người sử dụng mới (New User) -> Nhấn M/OK.
o
Máy
sẽ tự động cấp một số ID (Mã nhân viên) theo thứ tự tăng dần. Bạn có thể giữ
nguyên hoặc sửa lại cho trùng với mã nhân viên trên phần mềm.
o
Di
chuyển xuống mục Vân tay (Fingerprint) -> Nhấn M/OK.
-
Trường
hợp 2: Đăng ký thêm vân tay cho nhân viên đã có sẵn
o
Chọn
Tất cả người dùng (All Users) -> Tìm đến ID hoặc tên của nhân viên cần đăng
ký lại.
o
Chọn
Chỉnh sửa (Edit) -> Di chuyển xuống mục Vân tay (Fingerprint) -> Nhấn M/OK.
Bước 4: Tiến hành lấy dấu vân tay (Xác nhận 3 lần)
-
Màn
hình máy chấm công sẽ hiện ra giao diện mô phỏng ngón tay.
-
Yêu
cầu nhân viên đặt ngón tay lên mắt đọc 3 lần liên tiếp. Mỗi lần đặt, máy sẽ kêu
tiếng "Tít" và ghi nhận dữ liệu.
-
Mẹo
nhỏ: Hãy đặt ngón tay ngay ngắn, nhấn nhẹ để diện tích tiếp xúc của vân tay với
mắt đọc là lớn nhất. Đừng rút tay ra quá nhanh trước khi máy báo hiệu.
Bước 5: Lưu và Hoàn tất
-
Sau
khi đặt đủ 3 lần thành công, máy sẽ thông báo thành công (thường hiển thị dấu
tích xanh hoặc tiếng thông báo).
-
Nếu
muốn đăng ký thêm ngón dự phòng cho nhân viên đó, tiếp tục nhấn M/OK và làm lại
thao tác đặt vân tay ngón thứ 2.
-
Nếu
đã hoàn thành, nhấn phím ESC liên tục để thoát ra màn hình trang chủ ban đầu.
Quan trọng:
Sau khi đăng ký vân tay trên máy, người quản lý cần vào phần mềm chấm công trên
máy tính để thực hiện thao tác "Tải nhân viên về máy tính" thì hệ thống
mới cập nhật tên và dữ liệu chấm công của nhân sự đó.
3. Một số lỗi thường gặp khi đăng ký vân tay và cách khắc
phục
|
Hiện tượng lỗi |
Nguyên nhân |
Cách khắc phục |
|
Máy báo "Xin thử lại" liên tục khi đang đăng ký |
Đặt sai tư thế ngón tay, hoặc ngón tay quá khô/quá ướt. |
Lau khô tay hoặc xoa hai tay vào nhau để tạo độ ẩm tự nhiên. Đặt vân tay
chính giữa mắt đọc. |
|
Không vào được Menu (bị khóa Admin) |
Người giữ quyền Admin trước đó đã nghỉ việc hoặc quên mật khẩu. |
Cần sử dụng phần mềm chấm công trên máy tính để kết nối và xóa quyền
Admin (Clear Admin), hoặc liên hệ kỹ thuật để reset. |
|
Đã đăng ký thành công nhưng khi chấm công máy không nhận |
Vân tay của nhân sự đó bị mờ, bong tróc da. |
Nên chuyển sang đăng ký bằng Thẻ từ hoặc sử dụng tính năng Khuôn mặt
(FaceID) nếu máy có hỗ trợ. |
Lời kết
Việc nắm vững cách đăng ký dấu vân tay mới sẽ giúp bộ phận HR và Quản lý chủ
động hơn trong khâu vận hành, giảm thiểu sai sót dữ liệu cuối tháng. Hãy chia sẻ
bài viết này cho đồng nghiệp nếu thấy hữu ích nhé!
Nếu bạn đang gặp khó khăn trong quá trình thao tác hoặc muốn nâng cấp lên
các dòng máy chấm công mới nhất, hãy liên hệ ngay với chúng
tôi Công
ty CP Viễn Thông Á Châu để
được hỗ trợ kỹ thuật miễn phí 24/7, khảo sát thực tế, tư vấn
các dòng máy chấm công mới nhất!
Website: https://www.sieuthivienthong.com
Showroom: 92K Nguyễn Thái
Sơn, Phường Hạnh Thông, Tp.HCM
